ID
EN
中文
Pengelolaan obat di klinik, menurut Permenkes Nomor 34 Tahun 2021, berjalan dari pemilihan dan perencanaan, lalu pengadaan, penerimaan, dan penyimpanan, sampai pemusnahan dan penarikan, pengendalian, serta administrasi. Klinik site menjalankan tahapan yang sama dengan klinik di kota. Yang berbeda adalah ritmenya: obat tiba mengikuti jadwal angkutan ke site, jadi kebutuhan dihitung per siklus kiriman, barang diperiksa di site karena retur tidak bisa langsung, dan ruang obat harus tetap sejuk ketika listrik site terganggu.
Persediaan obat gawat darurat kami ulas terpisah di artikel obat emergency klinik.
Apa saja tahap pengelolaan obat di klinik?
Pasal 4 ayat (2) Permenkes 34/2021 menyebut delapan tahap untuk klinik rawat jalan; klinik rawat inap menambahkan pendistribusian ke unit pelayanan. Rinciannya ada di Lampiran Bab II. Berikut titik yang paling sering bermasalah di site:
| Tahap | Pokok aturannya | Titik rawan di site |
|---|---|---|
| Pemilihan | Mengacu pada formularium klinik yang dikaji minimal setahun sekali | Daftar belum mencerminkan bahaya kerja di site |
| Perencanaan | Metode hitung yang dasarnya jelas | Waktu tunggu kiriman panjang |
| Pengadaan | Jalur resmi dengan surat pesanan | Pesanan harus mengejar jadwal angkutan |
| Penerimaan | Fisik dicocokkan dengan pesanan dan faktur | Barang salah sulit dikembalikan |
| Penyimpanan | Suhu, keamanan, FEFO | Udara panas dan listrik dari genset |
| Pemusnahan dan penarikan | Daftar dan berita acara | Obat kedaluwarsa menumpuk di gudang |
| Pengendalian dan administrasi | Kartu stok, stock opname, laporan | Catatan terputus saat petugas berganti |
Bagi Klinik Kesehatan Kerja, Permenkes Nomor 11 Tahun 2025 memberi dua pilihan: menjalankan pelayanan kefarmasian sendiri atau menggandeng apotek lewat kerja sama. Pilihan itu menentukan siapa yang menjalankan tiap tahap. Persyaratan klinik perusahaan yang lain ada di artikel klinik site tambang.
Bagaimana menghitung perencanaan kebutuhan obat untuk site?
Lampiran Permenkes 34/2021 memberi rumus metode konsumsi:
A = (B + C + D) - E
A adalah jumlah yang direncanakan untuk dipesan, B rata-rata pemakaian sebulan, C stok penyangga (buffer stock), D stok untuk masa tunggu (lead time stock), dan E sisa stok. Contoh hitungan di Lampiran memakai waktu tunggu satu minggu, angka yang lebih cocok untuk klinik di dekat distributor.
Untuk site, kami mengubah dua hal:
- Periode. Pesanan kami susun per siklus pengiriman nyata ke site, bukan per bulan kalender. Pemakaian dihitung untuk rentang dari satu kiriman ke kiriman berikutnya.
- Waktu tunggu. D dihitung sejak surat pesanan terbit sampai obat selesai diperiksa dan masuk rak di site, termasuk waktu menginap di gudang transit dan menunggu jadwal kapal atau pesawat. Kami menambahkan cadangan cuaca, dan semua angkanya diambil dari catatan kiriman site itu sendiri.
Site baru belum punya data pemakaian. Untuk kondisi ini Lampiran menyediakan metode proxy consumption: kebutuhan diekstrapolasi dari klinik lain yang profil populasi dan jenis layanannya mirip. Pilihan lain adalah metode morbiditas, yaitu jumlah kasus tiap penyakit dikalikan jumlah obat sesuai pedoman pengobatan. Kami memulai dari pola penyakit site sejenis, dengan jumlah pekerja dan jenis bahaya kerja yang serupa, lalu beralih ke data konsumsi sendiri setelah beberapa siklus kiriman tercatat.
Berapa buffer stock obat yang cukup?
Lampiran Permenkes 34/2021 menyebut buffer stock metode konsumsi berkisar 10% sampai 20% dari kebutuhan, atau mengikuti kebijakan klinik. Petunjuk Teknis Perencanaan Kebutuhan Obat terbitan Kemenkes tahun 2023 memberi angka bertingkat dengan menggabungkan analisis ABC (porsi belanja) dan VEN (vital, esensial, nonesensial):
| Golongan | Kategori | Tingkat buffer |
|---|---|---|
| Vital: AV, BV, CV | Prioritas | 25 sampai 30 persen |
| Esensial: AE, BE, CE | Utama | 15 sampai 25 persen |
| Nonesensial: AN, BN, CN | Tambahan | 10 sampai 20 persen |
Juknis itu acuan teknis bagi fasilitas kesehatan dan dinas kesehatan dalam menyusun rencana kebutuhan obat. Angkanya pegangan, bukan kewajiban hukum bagi klinik perusahaan. Juknis juga menganjurkan golongan VEN ditetapkan oleh tim apoteker dan dokter. Menurut Tabel 4, obat vital atau esensial yang waktu tunggunya lama boleh dimasukkan ke kelompok A, yang diawasi ketat dan dipesan dalam jumlah kecil dengan frekuensi lebih tinggi. Site dengan kiriman jarang tidak selalu bisa memesan lebih sering, jadi buffer dan waktu tunggu yang realistis menjadi penyangganya. Meski begitu, stok tidak boleh berlebih; itu juga salah satu tujuan perencanaan menurut Lampiran.
Siapa yang menandatangani pesanan, dan ke mana dipesan?
Pasal 5 Permenkes 34/2021 menetapkan sumbernya: industri farmasi, pedagang besar farmasi, distributor alat kesehatan, toko alat kesehatan, dan/atau apotek. Pembelian dari apotek hanya untuk menutup kekurangan saat terjadi kelangkaan di fasilitas distribusi dan kekosongan di klinik. Surat pesanan ditandatangani apoteker dengan mencantumkan nomor SIPA, dan boleh dikirim secara elektronik. Untuk pesanan elektronik, Lampiran meminta bukti bahwa distributor sudah menerimanya. Narkotika, psikotropika, dan prekursor memakai formulir surat pesanan tersendiri.
Apa yang dicek saat kiriman tiba di site?
Penerimaan dilakukan apoteker, atau tenaga kefarmasian yang ia tunjuk bila berhalangan. Menurut Lampiran Bab II huruf D, pemeriksaannya meliputi:
- kondisi kemasan, segel, dan label;
- nama, bentuk, kekuatan, dan isi kemasan dibandingkan dengan arsip surat pesanan;
- produsen, pemasok, jumlah, nomor bets, dan tanggal kedaluwarsa dibandingkan dengan faktur atau surat pengiriman barang.
Barang yang tidak cocok dikembalikan saat diterima. Bila itu tidak mungkin, misalnya karena dikirim lewat ekspedisi, dibuat berita acara penerimaan tidak sesuai untuk pemasok. Bila cocok, penerima menandatangani faktur dengan nama lengkap, nomor SIPA atau SIPTTK, dan stempel.
Kami melakukan cek fisik ini di site, bukan hanya di gudang transit, karena retur dari lokasi terpencil tidak bisa langsung. Untuk obat rantai dingin, rekaman suhu selama perjalanan ikut dibaca dan disimpan. Panduan WHO di bawah juga meminta kondisi produk saat tiba dicatat per nomor bets.
Bagaimana menyimpan obat di klinik kontainer yang panas?
Bagian penyimpanan Lampiran mensyaratkan, antara lain, pendingin ruangan yang mampu menahan suhu di bawah 25 °C, lemari pendingin bagi obat yang memerlukannya, pemantauan suhu ruang dan lemari pendingin dengan termometer terkalibrasi serta kartu catatan suhu, dan tempat khusus yang hanya berisi vaksin. Bila listrik padam, obat dipindahkan ke tempat lain yang masih memenuhi syarat, dan ruang obat sebisa mungkin termasuk prioritas listrik cadangan.
Di klinik kontainer, kami menyiapkan tiga hal sejak awal: pendingin ruangan untuk ruang obat, jalur genset yang mendahulukan kulkas obat, dan data logger suhu di tiap kulkas.
Rantai dingin obat
WHO Technical Report Series 961 Annex 9 adalah panduan model untuk menyimpan dan mengangkut produk farmasi yang peka waktu dan suhu. Beberapa klausulnya relevan untuk kulkas obat di site:
- rencana kontinjensi tertulis bila listrik padam (3.9.2), dan rencana darurat yang dipahami serta dilatih petugas (9.1);
- suhu dicek dan dicatat minimal dua kali sehari, pagi dan sore, tujuh hari seminggu; alat yang merekam terus-menerus, misalnya perekam bertenaga baterai, lebih disukai daripada termometer biasa (4.5.2, 9.3.1);
- alat pemantau suhu dikalibrasi terhadap standar acuan tertelusur paling sedikit setahun sekali, kecuali ada alasan yang sah (4.10.1).
Bagaimana memusnahkan obat kedaluwarsa di site?
Obat kedaluwarsa
Saat stock opname, obat yang akan kedaluwarsa dalam 6 bulan ke depan didata, diberi tanda, dan dikeluarkan lebih dulu (FEFO). Obat yang sudah lewat tanggal disimpan terpisah dengan keterangan "sudah kedaluwarsa", lalu dikembalikan ke distributor atau dimusnahkan. Tanggal kedaluwarsa yang hanya menyebut bulan dan tahun berarti obat masih boleh dipakai sampai akhir bulan itu.
Lampiran menguraikan tahapan pemusnahan:
- menyusun daftar obat dan BMHP yang hendak dimusnahkan;
- membuat berita acara pemusnahan;
- mengoordinasikan jadwal, metode, dan tempat dengan pihak terkait;
- memusnahkannya dengan cara yang sesuai jenis dan bentuk sediaan, mengikuti peraturan yang berlaku.
Narkotika, psikotropika, dan prekursor dimusnahkan oleh apoteker, disaksikan dinas kesehatan kabupaten/kota, dan dibuatkan berita acara. Di site yang jauh dari kantor dinas, kami mengunci obat ini terpisah dengan daftar yang terus diperbarui, lalu menyepakati jadwal pemusnahan dengan dinas dan manajemen site.
Apa yang harus tercatat?
Setiap jenis obat punya kartu stok, manual atau elektronik dengan sistem tervalidasi yang bisa ditelusuri dan dicetak. Isinya: nama, bentuk, kekuatan, dan jumlah persediaan; tanggal, nomor dokumen, sumber atau tujuan, dan jumlah tiap mutasi; nomor bets dan tanggal kedaluwarsa; paraf petugas. Stock opname dilakukan paling sedikit sebulan sekali, dan narkotika serta psikotropika wajib dilaporkan sesuai peraturan. Panduan WHO menambahkan agar catatan elektronik dicadangkan ke media yang terpisah dari komputer utamanya (9.2.1).
Serah terima stok antarpetugas perlu diberi waktu dalam jadwal, seperti kami bahas di artikel kebutuhan tenaga medis roster. Kartu stok yang lengkap juga menjadi sumber angka B untuk rencana siklus berikutnya.
Lewat layanan farmasi, kami menangani pengadaan obat dan BMHP, distribusi sampai ke site terpencil, penyimpanan sesuai persyaratan suhu, pengendalian stok dan tanggal kedaluwarsa, serta laporan berkala. Titik pesan ulang tiap obat kami tetapkan dari pemakaian, waktu tunggu sampai obat tiba di site, dan stok minimum obat gawat darurat.
